規(guī)范化管理快印店圖文文件基本條例

快印店最常接觸圖文文件管理，移動硬盤、優(yōu)盤等存儲工具的使用也比較頻繁。為了保障公司的網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)設(shè)備的安全對于文件的管理一定要提高注意。公司電腦文件管理、移動存儲設(shè)備的管理以及相關(guān)工作軟件的安裝和應(yīng)用應(yīng)該規(guī)范化、制度化。以保障公司和客戶的信息安全，方便相關(guān)信息存儲和查詢。
為了防止病毒感染，影響整個公司電腦系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)正常運行，同時為規(guī)范文件的存儲、軟件的安裝、做好客戶資料保密工作，最主要的就是便于客戶文件資料的查詢、配合公司設(shè)備信息做好電腦的保養(yǎng)工作。
適用于標(biāo)書王圖文輸出部的管理，大客戶文件、固定客戶的封面樣本以及客戶明確要求保存的文件按照此規(guī)定執(zhí)行，其他文件打完后，任務(wù)完成客戶已驗收，立即刪除。
輸出部建立了一個以xx號機(jī)為服務(wù)器的共享文件夾，為此制定以下條例，希望所有員工參與管理和共同遵守：
1、 每臺電腦桌面上的共享文件夾不可刪除;
2、 文件命名規(guī)定。在桌面規(guī)定文件目錄下建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發(fā)發(fā)送的文件以外，應(yīng)該保留qq交談記錄及制作要求的word文件。
3、 qq或郵箱接收文件的管理。接收或下載好文件后，立即進(jìn)行查毒，如發(fā)現(xiàn)病毒立即處理，文件存儲時，建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發(fā)發(fā)送的文件以外，應(yīng)該保留qq交談記錄及制作要求的word文件。
4、 文件的拷貝：在拷文件時先進(jìn)行查毒，如發(fā)現(xiàn)病毒立即斷開進(jìn)行處理;
5、 文件的查找：在建議文件夾時，在規(guī)定文件目錄下建立以日期命名的文件夾，里面再建立以客戶名稱命名的文件夾，里面除了保存客戶發(fā)發(fā)送的文件以外，應(yīng)該保留qq交談記錄及要求的word文件。目的為了加做、修改或返工時便于其他技術(shù)人員查找，可以憑返工單及單位名稱進(jìn)行查找文件;
6、 特殊文件的保存：“公司”文件夾下設(shè)有“大客戶文件夾”、“固定客戶文件夾”和“公司封面樣本文件夾”用來保存長期或固定客戶的文件資料和公司封面樣本;操作人員應(yīng)該將一些常用的客戶封面或logo標(biāo)志和一些有價值的封面以cdr或psd格式進(jìn)行保存;
7、 制作文件的保存：在交接班前每位技術(shù)人員應(yīng)整理自己的制作過的文件，在每個制作單下的文件夾應(yīng)該保存最終正確無誤的文件。沒有保存期規(guī)定的文件只保留一周。除了文件以后，還應(yīng)該有文件紙張要求，是否雙面，打印的設(shè)置要求、裝訂文件還是有最終打印文件以及客戶的特殊要求等。
8、 文件的刪除：用戶的電腦每次重啟后要清空臨時文件，在刪暫存文件時應(yīng)該注意不可刪除本機(jī)的系統(tǒng)文件和程序文件。
9、 文件的共享：為防止病毒感染，未經(jīng)經(jīng)理同意，操作人員不可擅自共享其他的文件或分區(qū)目錄，嚴(yán)禁c盤共享;
10、公司移動磁盤上文件的管理：移動磁盤由前臺或門店經(jīng)理統(tǒng)一保管和保密，員工取件如需要帶盤去客戶拷文件，應(yīng)先將磁盤清空或格式化，避免將其它客戶資料或內(nèi)部資料泄露。


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