印刷系統為企業省錢的三大絕招
發布時間：2024-03-31 點擊：130
印刷系統、電信設備、郵務系統成為企業的三大財務黑洞，專家為此獻“絕招”。
打印機旁，紙張四處散落，哪一張是有用的資料，哪一張是應該丟掉的廢紙，企業內部的人都分得清楚嗎？公司的郵件箱放著一大疊公務信件，里面可能夾了幾封私人信函，如果沒有注明，很可能就是全部用限時專送寄出……“浪費了20%！”專門研究企業成本控制的毅業集團董事總經理杰茲(stanley zets說，大部分企業，經過成本控制檢測后，會發現約有20%的花費都是浪費。
省錢絕招一：
和“老伙伴”重新議價多數人都會犯的錯誤有哪些？以杰茲的經驗看來，大部分公司最常浪費錢的地方在印刷系統、電信設備以及郵務系統，分別約浪費掉30%—40%、25%—35%、15%—25%。
以印刷系統來說，公司常常需要影印一些演示文稿資料，或是對外發行的說明書、小冊子等，然而負責每個計劃的同事們，常常各自把資料送去印刷廠影印，再拿收據回來報賬，或是自己用辦公室的復印機影印了事。這時候，只要比對同事們拿回來的收據，就可以發現一個有趣的現象，有些人買貴了。而有一些資料，其實送印刷廠大量印制可能更便宜，而且品質更好。
杰茲說，如果公司有長期、固定合作的印刷廠，只要試著和合作廠商小小抱怨一下，如果不能降價10%—20%就要考慮換合作廠商，通常還真能得到降價的待遇。以出口衛浴用品的臺灣魏斯蒙公司為例，財務部經理張文蠧表示，運費是出口商很大筆的支出費用之一，每年要花掉100萬美元左右。檢查財務報表時，張文蠧注意到運費偏高的事實，于是先和舊有的合作廠商議價，如果無法降價則采取換新廠商的策略。之后，有些舊伙伴愿意給折扣而留下來，也有一些被換掉，而重新得到的價格降低了近20%，省下20萬美元的運費。
省錢絕招二：
集中采購，拿到最低價集中采購是消除浪費黑洞最有效的措施。“大家都在買，價格就會很混亂。”以毅業集團接觸的企業為例，常常一進公司就發現，名義上公司是3個人負責采購，結果實際上有十幾個人在買東西，根本無法獲得最好的價錢。如果采取集中采購措施，不僅可以得到大宗采購的便宜價格，還可以讓同事們感覺到這是一種公司福利。
臺灣開立工程公司的經驗值得借鑒。以前，開立公司是由總務處為大家采買文具，與公司附近的文具行議價，價低者得標。開立公司財務處協理詹德仁說：“本來我已經覺得買得很便宜了，沒想到原來還有拿到更低價的辦法！”
后來，他們跳過經銷商找到中盤商，放棄了價格較高的知名廠牌，重新尋找品質相當、具有降價空間的本地廠商，并且將各種文具的價格直接定下來。開立公司內部的調整則是，采取一周一次的采購方式，累積了整個禮拜的訂單量后，直接向中盤商叫貨。詹德仁表示，672個辦公室，光是文具就省下10%的費用。
省錢絕招三：
下決心由專人減少浪費許多公司在財務吃緊時，會先考慮以裁員應對，杰茲并不贊成這種做法，裁員雖然很容易省下錢來，但是會讓員工對公司的信心動搖，而且每一個員工的培養，其實都是一大筆教育費用，裁員也使這些教育費用全部浪費掉。
當然，控制成本絕對是一件刻不容緩的事情。
杰茲說，問大部分人“公司有沒有浪費錢”時，大部分人都會說“有”。“浪費的情形需要改變嗎？”也有很多人會說“很需要”。但是只要再問“接下來該誰負責”，大家都會說：“nobody（沒有人)！”杰茲聳聳肩：“大部分的浪費就這樣日復一日，沒人下決心改變。最后，公司還是一直在浪費。”
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省錢絕招一：
和“老伙伴”重新議價多數人都會犯的錯誤有哪些？以杰茲的經驗看來，大部分公司最常浪費錢的地方在印刷系統、電信設備以及郵務系統，分別約浪費掉30%—40%、25%—35%、15%—25%。
以印刷系統來說，公司常常需要影印一些演示文稿資料，或是對外發行的說明書、小冊子等，然而負責每個計劃的同事們，常常各自把資料送去印刷廠影印，再拿收據回來報賬，或是自己用辦公室的復印機影印了事。這時候，只要比對同事們拿回來的收據，就可以發現一個有趣的現象，有些人買貴了。而有一些資料，其實送印刷廠大量印制可能更便宜，而且品質更好。
杰茲說，如果公司有長期、固定合作的印刷廠，只要試著和合作廠商小小抱怨一下，如果不能降價10%—20%就要考慮換合作廠商，通常還真能得到降價的待遇。以出口衛浴用品的臺灣魏斯蒙公司為例，財務部經理張文蠧表示，運費是出口商很大筆的支出費用之一，每年要花掉100萬美元左右。檢查財務報表時，張文蠧注意到運費偏高的事實，于是先和舊有的合作廠商議價，如果無法降價則采取換新廠商的策略。之后，有些舊伙伴愿意給折扣而留下來，也有一些被換掉，而重新得到的價格降低了近20%，省下20萬美元的運費。
省錢絕招二：
集中采購，拿到最低價集中采購是消除浪費黑洞最有效的措施。“大家都在買，價格就會很混亂。”以毅業集團接觸的企業為例，常常一進公司就發現，名義上公司是3個人負責采購，結果實際上有十幾個人在買東西，根本無法獲得最好的價錢。如果采取集中采購措施，不僅可以得到大宗采購的便宜價格，還可以讓同事們感覺到這是一種公司福利。
臺灣開立工程公司的經驗值得借鑒。以前，開立公司是由總務處為大家采買文具，與公司附近的文具行議價，價低者得標。開立公司財務處協理詹德仁說：“本來我已經覺得買得很便宜了，沒想到原來還有拿到更低價的辦法！”
后來，他們跳過經銷商找到中盤商，放棄了價格較高的知名廠牌，重新尋找品質相當、具有降價空間的本地廠商，并且將各種文具的價格直接定下來。開立公司內部的調整則是，采取一周一次的采購方式，累積了整個禮拜的訂單量后，直接向中盤商叫貨。詹德仁表示，672個辦公室，光是文具就省下10%的費用。
省錢絕招三：
下決心由專人減少浪費許多公司在財務吃緊時，會先考慮以裁員應對，杰茲并不贊成這種做法，裁員雖然很容易省下錢來，但是會讓員工對公司的信心動搖，而且每一個員工的培養，其實都是一大筆教育費用，裁員也使這些教育費用全部浪費掉。
當然，控制成本絕對是一件刻不容緩的事情。
杰茲說，問大部分人“公司有沒有浪費錢”時，大部分人都會說“有”。“浪費的情形需要改變嗎？”也有很多人會說“很需要”。但是只要再問“接下來該誰負責”，大家都會說：“nobody（沒有人)！”杰茲聳聳肩：“大部分的浪費就這樣日復一日，沒人下決心改變。最后，公司還是一直在浪費。”
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